Emilio Martín Uribe: Ten reuniones más productivas

El problema no son las reuniones. El problema son algunos hábitos que hacen que estos espacios se conviertan en improductivos y se pierda el objetivo de interrumpir las labores de las personas convocadas.

Las reuniones pueden ser eficientes y efectivas. De lo contrario, ¿por qué tendrían lugar más de 11 millones de reuniones todos los días hábiles solo en los Estados Unidos?

Si encuentra que sus reuniones no están logrando lo que deberían, Emilio Martín Uribe trae cuatro variables que puede ajustar para tener reuniones más precisas, que generen mejores resultados en la mitad del tiempo.

Reunión larga

1. Establece el propósito de la reunión: Desafortunadamente, muchas reuniones no tienen un propósito claro. Cada reunión debe tener un propósito establecido, que debe ser lo suficientemente conciso para tuitear (140 caracteres o menos). Existen reuniones que intentan lograr demasiadas cosas. Puede haber varios temas, pero la reunión siempre debe tener un único propósito.

A menudo, el propósito de la reunión es algo que no requiere una reunión en absoluto. Tal vez un correo electrónico sea suficiente. Asegúrese de indicar el propósito de la reunión en la invitación, y de nuevo verbalmente al comienzo de la reunión. De esta manera, todos saben por qué están allí y dónde deben enfocarse.

2. Invita solo a las personas clave a la reunión: Demasiadas reuniones involucran personas que no son esenciales para el propósito o el resultado de la reunión. Piensa en cada posible invitado como alguien a quien “contratas” para este evento en particular. ¿Su tiempo es más valioso en la reunión o es mejor dedicarlo a otra cosa?

Si la reunión involucra decisiones, invita solamente a aquellos que tienen un papel clave en el proceso de toma de decisiones.

De nuevo, esto vuelve al propósito. Mantén claramente el logro de ese propósito en mente y déjalo impulsar estas decisiones. Prepara una agenda, establece un cronograma y cumple con ambos.

El uso de una agenda visual o un diagrama de flujo es un método probado para planificar, conducir y rastrear el progreso de la reunión.

3. Asignaciones de reuniones

Es una buena idea compartir esta agenda visual con todos los asistentes antes de la reunión. Trace los temas de discusión y las decisiones que se tomarán. Solicite comentarios: esto mejorará la participación y maximizará los resultados de la reunión.

Mantén la agenda. Cualquier discusión debe ser discutida más tarde. Procura llevar las discusiones enfocadas en el cumplimiento del propósito de la reunión.

4. Finaliza la reunión con un resumen del resultado y luego haz un seguimiento.

Concluye la reunión resumiendo brevemente las decisiones y el resultado. Asegúrate de que se haya logrado el objetivo de la reunión. Haz un seguimiento con un resumen escrito de la reunión y envíaselo a quienes estuvieron presentes.

Si es necesaria una reunión de seguimiento, este documento ahora sirve como punto de partida, por lo que no se malgastará el tiempo de seguimiento de las cosas ya cubiertas.

Recuerda compartir esta publicación con tus colegas, comentar cuáles son las recomendaciones que tienen mejores resultados y seguir pendientes de nuestras publicaciones.

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